Группа внедренияdsc01908

Схема организации работ сформировалась следующим образом. ЦИТ (начальник А.В. Гущин) организовал группу внедрения, в которую вошли пять специалистов, в том числе специалисты по серверам и базам данных. В основном они продолжали выполнять обычные обязанности, параллельно изучая систему. Разработчик установил контакт с ними по интернет и дальнейшее общение осуществлялось дистанционно.

С самого начала к работе подключилось Научное управление, в интересах которого и выполнялся проект. Руководитель (А.В. Гришина) принимал работу и высказывал свои пожелания по решению тех или иных вопросов. Отрабатывалась структура, список показателей, правила учета и расчетов сводных показателей и так далее. Вопросов было много, но все они постепенно обсуждались, предлагались варианты, находились решения.

Почти с самого начала демонстрация велась на базе сервера заказчика (для чего был использован обычный ноутбук). Первая инсталляция содержала только самые основные формы и далеко не соответствовала ожиданиям университета. Однако ее создание преследовало две важные цели. Во-первых, специалисты ЦИТ потренировались в инсталляции новых версий, а в дальнейшем — в выполнении других штатных технических процедур. Незаметно, после инсталляции двух-трех версий, этот процесс стал совершенно привычным.

Во-вторых, демонстрация системы велась не на бумаге, а «живьем», что позволяло пользователю отмечать не только логические ошибки, но и отмечать внешний вид, корректность заголовков, удобство работы с кнопками и проч. Неявно пользователи учились работать с системой, понимая принципы ее организации вплоть до деталей.

Таким образом, после поставки и адаптации системы к требованиям пользователя мы получили следующую картину. ЦИТ совершенно уверенно освоил служебные процедуры, такие как назначение ответственных, предоставление им соответствующих прав доступа, формирование базовых справочников и их актуализацию и так далее. Пользователи поработали с системой, поняли ее возможности и подготовились к организации широкого внедрения.

Технические вопросы

clock-102060_640Разработчики предоставили спецификацию технических средств, необходимых для работы с системой. Кратко она сводится к следующему.

В качестве сервера на начальном этапе вполне можно использовать обычный стационарный компьютер или даже ноутбук, как было сделано в данном случае. Он позволяет работать, когда число пользователей находится в пределах десятка, либо когда они работают не очень интенсивно. Однако если к работе подключатся все преподаватели университета и будут регулярно вносить большие объемы информации, желательно будет перейти на сервер или на обычный компьютер высокой мощности. Обычно так и делается в ИТ-подразделениях вуза, и в этом плане наша система мало отличается от других.

В качестве рабочих мест используются любые компьютеры (добавим, с любыми операционными системами), которые имеют выход в интернет. Любой пользователь может войти в интернет с любого компьютера и указать свой пароль. Этого достаточно. Отметим особо, что количество рабочих мест, кафедр, пользователей не ограничено. По условиям договора заказчик имеет право эксплуатации системы в любом своем подразделении, филиале и так далее. Главное — нельзя передавать ее третьим лицам (то есть другому университету).

По программному обеспечению — используется MS SQL SERVER. Заказчик должен позаботиться о ее лицензировании сам, если до сих пор у него не было такой лицензии.

Импорт информации

Система позволяет сформировать все необходимые справочники (структура подразделений, список сотрудников) вручную. Однако как правило такие данные уже есть в других системах университета, поэтому целесообразно импортировать их. Информация должна быть передана в виде Excel таблицы оговоренного формата, после чего она заносится в систему.

importnauka.png

В том случае, когда какие-то данные в базе отсутствуют, могут быть оставлены свободные поля, которые затем заполняются вручную. В любом случае после импорта нужно проверить введенные данные. Сделать это несложно. Каждая кафедра получает пароль и видит только свое подразделение. Если использовался автоматический импорт, на экране появляется список сотрудников, который затем выверяется.

Обновление данных (например, увольнение и прием работников) также можно проводить вручную, либо использовать централизованный ввод путем импорта.

Организация сбора информации

Для организации сбора информации формируется соответствующий сценарий, уточняющий сроки подачи информации и правила ее контроля со стороны экспертов. Иерархическая система ответственных позволяет решать любые вопросы, обращаясь за помощью в случае необходимости.

Представители ИТ-подразделения имеют расширенные права по корректировке информации и могут исправить допущенные ошибки, когда очередной блок информации закрывается для подведения итогов. Такие исправления вносятся с санкции ответственных от Научного управления. После обработки данные архивируются.

Если работник переходит на другую кафедру, все его прошлые результаты остаются на старой кафедре, а новые начинают накапливаться на новой. Но если выбрать научные результаты конкретного сотрудника, будут показаны все — как старые, так и новые.

daisy-424893_640Обучение пользователей

Разработчики не проводили специального обучения пользователей из соображений экономии своих и их усилий. На вводной лекции была дана общая ориентировка. Технические вопросы возникали постепенно, небольшими дозами. Как правило, опытные специалисты и сами разбирались с конкретными функциями. Иногда требовалось что-то пояснить, в двух словах или подробнее. Для этого использовались скайп-конференции.

Общение с Научным управлением шло в основном через ЦИТ. Однако два-три раза пришлось устроить скайп-конференцию с приглашением пользователя для обсуждения некоторых вопросов, связанных с выбором вариантов организации мониторинга. Разработчики готовы были приехать в командировку и лично решить наиболее сложные вопросы. Но в этом не возникло необходимости. Таким образом, стороны могут гордиться освоением дистанционного взаимодействия, что стало возможным благодаря общему духу сотрудничества, умению слышать противоположные мнения и вести диалог в инженерном русле, не прибегая к эмоциям.

После завершения адаптации и внесения всех изменений заказчику передается документация в виде Инструкции по обслуживанию системы и Инструкции пользователя. Гарантийное сопровождение установлено в 1 год с момента завершения адаптации.